Als je niemand hoort, heb je een goede planning gemaakt.

De transportwereld was niet direct de eerste keuze van Dennis. Sterker nog: zelf zag hij een toekomst als manager in een supermarkt wel zitten. Zijn vader dacht daar anders over. “Hij werkte zelf in de sales en zei: ga transport eens proberen. Daar is veel werk in.” Tijdens zijn mbo-opleiding liep Dennis daarom stage bij Peter Appel Transport. Vanaf de eerste dag was hij verkocht.

Dennis begon met het plannen van koeltrailers en werkt nu in totaal negen jaar in de transportplanning. Inmiddels ruim 3,5 jaar bij St vd Brink, waar hij 2,5 jaar betrokken was bij Geconditioneerd Vervoer en nu ruim 1 jaar als planner verantwoordelijk is voor onder andere de Bulk.

Meer dan een chauffeur op een rit zetten

Inmiddels heeft Dennis ook een echte passie voor Bulk ontwikkeld. Dat komt niet helemaal uit de lucht vallen. “Ik kom oorspronkelijk uit Ophemert, een klein dorpje waar het boerenleven dichtbij is. Die achtergrond zorgt ervoor dat ik affiniteit heb met de agrarische sector. Dat maakt het plannen voor Bulk voor mij extra leuk.”

Voor de Bulk plant Dennis zo’n twaalf chauffeurs per dag. De andere tijd doet hij de Bulk facturatie en ondersteunt hij bij het plannen van de Huif Kooiaap afdeling. Op papier klinkt het misschien eenvoudig: de klant heeft een aantal ritten, dus zoek er een chauffeur bij. In de praktijk komt er veel meer bij kijken.

“Je moet weten wat er vervoerd wordt. Gaat het om poeders of brokken? Welke trailer kan dat product vervoeren? En welke chauffeur kan met die trailer rijden? Niet iedere chauffeur kan op iedere trailer en niet ieder product kan in iedere trailer.”

Daarbij kunnen zelfs de eigenschappen van een trailer verschil maken. “Bij een achterlosser komt het bijvoorbeeld heel precies bij ritten met vettige poeder erbij. De warmte van de losbuis kan invloed hebben net als de weersomstandigheden op hoe het poederproduct eruit komt. Ook hebben trailers verschillende vakindelingen waar je rekening mee moet houden.”

Productkennis is daarom een belangrijk onderdeel van zijn werk. En weet hij iets niet? Dan pakt hij de telefoon. “De chauffeurs hebben ontzettend veel praktijkkennis. Zij helpen mij daarmee en andersom probeer ik ervoor te zorgen dat zij hun werk zo goed mogelijk kunnen doen.”

‘De rest regel ik’

Dat laatste typeert hoe Dennis zijn rol als planner ziet. Een chauffeur moet onderweg al op genoeg dingen letten. Van rij- en rusttijden tot de administratie in de boordcomputer, het verkeer en veilig lossen. Alles wat hij daaromheen kan wegnemen, probeert hij te regelen.

“Mijn doel is dat de chauffeur lekker en veilig kan rijden. Speelt er iets? Dan probeer ik het op te lossen. Moet er iets besproken worden, dan doe ik dat liever later en apart. Niet wanneer iemand achter het stuur zit en het gesprek invloed kan hebben op het rijden.”

Ook bij klachten probeert hij eerst zelf de klappen op te vangen. “Ik wil de chauffeurs ontzorgen. Zij rijden, ik regel wat eromheen gebeurt.”

Geven en nemen

Het contact met de chauffeurs bestaat dan ook uit meer dan alleen vertellen welke rit iemand moet rijden. Dennis belt regelmatig even om te vragen hoe het gaat. Soms gaat het over het werk, soms gewoon over koetjes en kalfjes.

Die persoonlijke aanpak helpt hem ook als relatief jonge planner. “Ik denk dat negen van de tien chauffeurs mij vertrouwen. Het is geven en nemen. Als iemand vrij vraagt, probeer ik er alles aan te doen om dat mogelijk te maken. Andersom zijn chauffeurs dan ook bereid om bijvoorbeeld eens een zaterdag te werken. We doen het echt samen.”

Van de ervaren chauffeurs leert hij ondertussen nog iedere dag. Niet alleen over producten en trailers, maar bijvoorbeeld ook over de tijd die het lossen kost. “Moet je ergens een meerdere slangen trekken, dan ben je langer bezig met lossen. Op sommige adressen kun je beter met een kleinere trailer komen. Dat soort kennis krijg je vooral van chauffeurs die er al jaren komen.”

De mens achter de reactie

Misschien wel het belangrijkste dat Dennis in de afgelopen jaren heeft geleerd, is mensenkennis. “Als iemand snel gefrustreerd is of op een bepaalde manier reageert, zit daar vaak iets achter. Een boze reactie is ook lang niet altijd persoonlijk tegen jou gericht.”

Zo merkte hij in het verleden dat een chauffeur niet lekker in zijn vel zat. In plaats van alleen naar het werk te kijken, vroeg hij in een persoonlijk gesprek wat er aan de hand was. Samen met HR kon uiteindelijk door gebruik van een financieel adviseur privé ondersteuning worden geboden.

“Ik sta echt voor de mensen. ‘Hart voor mensen, passie voor transport’ vind ik daarom heel passend bij ons bedrijf. Dat probeer ik zelf ook uit te dragen.”

Duidelijk en transparant communiceren hoort daar volgens hem bij. Net als weten wanneer je iets juist níét moet zeggen. “Je wilt geen onnodige onrust creëren. Het gaat niet alleen om wat je zegt, maar ook om hoe en wanneer je het zegt.”

Geen telefoontje? Dan zit het goed

Wanneer hij aan het einde van de dag tevreden is over zijn planning? Daar hoeft Dennis niet lang over na te denken. “Als je niemand hoort, heb je een goede planning gemaakt.”

Natuurlijk gaat er ook weleens iets mis. Een poederproduct op een trailer zetten die niet geschikt is voor alle poedersoorten bijvoorbeeld. “Fouten maken kan. Daar leer je juist van.”

Zelf wil hij zich de komende jaren verder ontwikkelen en meer leren over de commerciële achtergrond van transport, zoals de opbouw van ritprijzen. Ook wil hij binnen de planafdeling steeds meer de lead kunnen pakken.

Maar één ding wil hij vooral vasthouden: benaderbaar en betrouwbaar zijn voor de chauffeurs. “Ik ga tot het uiterste voor ze. Zij moeten erop kunnen vertrouwen dat als er iets speelt, ik er voor ze ben.”